Vit’Admin est née d’un constat simple : trop de dirigeants de TPE et PME se sentent isolés face à la complexité de leur environnement et à l’imprévisibilité des décisions à prendre. Ce manque de soutien peut s’accentuer avec des difficultés de recrutement, le manque de reconnaissance sociale ou encore l’absence de relais en interne. Pour rompre cet isolement, beaucoup de chefs d’entreprise se tournent vers des conseils externes.
C’est dans cette logique que Vit’Admin propose une offre de services sur mesure et à la carte, pensée pour s’adapter aux besoins réels de chaque dirigeant : un volume horaire ajusté, des prestations personnalisées et un accompagnement expert. Nous apportons aux TPE et PME un véritable savoir-faire, sans nécessiter un temps complet, tout en renforçant leur image professionnelle.
Parce qu’en tant que dirigeant, quelle que soit la taille de votre entreprise, vous n’avez qu’une seule occasion de faire une première bonne impression, Vit’Admin est le partenaire qui vous aide à la réussir.
«Riche de 30 années d’années d’expérience dans la gestion administrative et commerciale au sein de différents types de structures dans le Tertiaire puis le Bâtiment, j’ai eu l’opportunité d’apprendre tous les rouages du métier. De nature curieuse et investie, je n’ai jamais manqué une occasion d’évoluer en postes et de me perfectionner.
Mon esprit d’initiative et mon besoin d’autonomie ont fini par prendre le dessus. C’est pourquoi j’ai très logiquement décidé de me lancer en ouvrant ma structure.
Mon but était de mettre au service de mes futurs clients mon expertise et ma personnalité.
Ça fait maintenant plus de 6 ans que j'exerce en indépendant, et j’ai la satisfaction de pouvoir dire que j’ai su développer un concept bien à moi et que mes clients me font confiance.
Je propose exclusivement des services à la carte, ajustés au plus près des besoins, ce qui rend ma prestation de service unique.
Parce que chaque client est différent, le service rendu sera différent.»
L'offre Vit'Admin
Vit’admin vous propose une solution flexible, à la mise en œuvre rapide répondant à vos besoins et suivant vos moyens.
Selon vos attentes ou vos urgences, Vit’admin vous offre l’opportunité d’un véritable service sur mesure :
Mission ponctuelle, régulière ou permanente, réalisée dans vos locaux ou à distance.
Vit’admin vous permettra de vous recentrer sur votre cœur de métier ou de libérer vos ressources sur des activités à plus forte valeur ajoutée.
Notre offre de services
L'offre Vit'Admin
Vit’admin vous propose une solution flexible, à la mise en œuvre rapide répondant à vos besoins et suivant vos moyens.
Selon vos attentes ou vos urgences, Vit’admin vous offre l’opportunité d’un véritable service sur mesure : mission ponctuelle, régulière ou permanente, réalisée dans vos locaux ou à distance.
Vit’admin vous permettra de vous recentrer sur votre cœur de métier ou de libérer vos ressources sur des activités à plus forte valeur ajoutée.
SERVICES ESSENTIELS
ADMINISTRATIF
Vit’Admin vous libère de la charge administrative en assurant la constitution et la coordination de vos dossiers avec rigueur et efficacité. Nous vous accompagnons dans l’organisation structurelle et la planification de vos missions, afin de fluidifier votre quotidien et de garantir un meilleur suivi de vos activités. Nous prenons en charge la rédaction de courriers complexes, comptes rendus et rapports d’analyse, mais aussi la prise de contact et les relances auprès des organismes publics ou privés. Notre expertise vous permet également de rester à jour sur vos obligations, grâce à un accompagnement dédié dans la mise en conformité réglementaire (RGPD, DUERP et autres obligations légales). Enfin, nous mettons à votre disposition des méthodes et outils adaptés pour renforcer la fiabilité de vos documents et optimiser votre gestion administrative.
COMPTABLE
Vit’Admin fait le lien entre votre entreprise et votre cabinet d’expertise comptable en prenant en charge la préparation fiscale et sociale de vos dossiers. Sur le plan fiscal, nous gérons la compilation des ventes et achats, le traitement des notes de frais, les rapprochements bancaires, ainsi que l’aide à la clôture annuelle grâce à la recherche des pièces manquantes et l’analyse des comptes. Côté social, nous assurons la transmission des données pour les contrats de travail, la gestion des apprentis et financements OPCO, le suivi des entrées et sorties ainsi que l’organisation des visites médicales. Nous prenons également en charge la gestion des absences, arrêts maladie, congés et éléments variables de paie, tout en assurant les relations courantes avec les organismes sociaux (URSSAF, CPAM, mutuelle, prévoyance).
COMMERCIAL
Vit’Admin vous accompagne dans la gestion quotidienne de vos relations clients et fournisseurs afin de fluidifier vos échanges et sécuriser vos transactions. Côté clients, nous assurons la mise en forme, l’envoi et le suivi des devis, l’enregistrement et le traitement des commandes, ainsi que la facturation (acomptes, situations d’avancement, soldes). Nous suivons également les règlements, procédons aux relances pour impayés et vous assistons dans les démarches de recouvrement, en jouant un rôle de médiation ou en coordonnant avec les autorités compétentes. Côté fournisseurs, nous prenons en charge la réception et l’enregistrement des factures, le contrôle de conformité des livraisons, la gestion des réclamations et le règlement des factures selon les échéances prévues.
SERVICES AVANCÉS
Au-delà de la gestion administrative courante, Vit’Admin vous accompagne sur des missions stratégiques et à forte valeur ajoutée. Qu’il s’agisse de répondre à des appels d’offres publics ou privés, de monter vos dossiers de certification ou encore de mettre en place et actualiser vos obligations réglementaires (RGPD, DUERP…), nous assurons une prise en charge rigoureuse et conforme.
Nous vous épaulons également dans le traitement de vos démarches sur plateformes dématérialisées, le déploiement d’outils de suivi et de reporting, ainsi que dans le conseil en organisation et gestion du temps pour optimiser votre structure. Enfin, Vit’Admin vous aide à valoriser votre activité grâce à la création de supports de communication et à la mise à jour de votre site internet sous WordPress.
Quelque soit votre secteur d’activité, la taille et la forme de votre structure, comme 85% des chefs d’entreprises, vous vous sentez souvent seuls ou mal accompagnés face à toutes les formalités obligatoires pour le bon fonctionnement d’une entreprise. VIT’ADMIN est le moyen efficace de pouvoir se décharger de tout ou partie de ces missions chronophages et vous permettre de vous consacrer à votre cœur de métier. Généralement les dirigeants d’entreprises gagnent une trentaine d’heures chaque mois, qu’ils peuvent réinvestir à leur guise entre vie professionnelle et/ou personnelle.
Prestation ponctuelle, régulière ou permanente, sur site ou à distance selon un volume d’heures ajusté et sans engagement de durée, VIT’ADMIN vous offre l’opportunité d’un service de grande qualité, répondant à vos besoins et suivant vos moyens. Nous disposons d’une palette de services très vastes afin de pouvoir répondre au plus grand nombre de structures. C’est lors d’un premier entretien découverte dans votre entreprise que sera définit la lettre de mission. Notre accompagnement pourra être de plusieurs natures : Administratif, Comptable, Commercial et Digital, VIT’ADMIN saura vous accompagner avec sérieux et efficacité.
RÉPONSES AUX APPELS D'OFFRES PRIVÉS & PUBLICS
MONTAGE DE DOSSIER DE CERTIFICAITON
GESTION DES OBLIGATIONS RÉGLEMENTAIRES
TRAITEMENT DES DEMANDES SUR PLATEFORMES WEB
CONSEIL EN OPTIMISATION STRUCTURELLE
MISE EN PLACE D'OUTILS DE SUIVI ET DE REPORTING
CRÉATION DE SUPPORTS DE COMMUNICATION
GESTION DES RÉSEAUX SOCIAUX ET WORDPRESS
Services Experts
Avec une expertise pointue dans le domaine du bâtiment, Vit’Admin prend en charge vos besoins administratifs techniques les plus spécifiques. Nous réalisons la rédaction et le suivi de vos documents réglementaires tels que les PPSPS ou DICT, assurons la gestion de la sous-traitance (contrats, déclarations, demandes d’agréments) et pilotons l’intégralité de votre facturation : acomptes, situations de travaux, propositions de paiement, DGD et dépôts sur CHORUS PRO. Nous vous accompagnons également dans la gestion et le suivi des dossiers de prorata, afin de sécuriser vos opérations et de garantir la conformité de vos projets.
Le secteur du bâtiment doit répondre à des règlementations particulières, en terme notamment d’hygiène et sécurité, de technique et de qualité. Il est donc nécessaire de pouvoir prétendre à des compétences spécifiques. VIT’ADMIN, par son professionnalisme et son expérience saura vous apporter support sur tous les sujets propres à ce domaine d’activité. Que ce soit d’ordre Administratif, Commercial, Digital et Technique, nous saurons nous adapter à vos besoins. Une fois de plus, la prestation de services restera souple et flexible : ponctuelle, régulière ou permanente, sur site ou à distance selon un volume d’heures ajusté et sans engagement de durée. VIT’ADMIN vous offre l’opportunité d’un service de grande qualité, répondant à vos besoins et suivant vos moyens C’est lors d’un premier entretien découverte dans votre entreprise que sera définit la lettre de mission.
SECRÉTARIAT TECHNIQUE (PPSPS, DICT...)
SOUS-TRAITANCE : GESTION COMPLÈTE DES CONTRATS ET FORMALITÉS ADMINISTRATIVES
FACTURATION : GESTION DES ACOMPTES, SITUATIONS ET PAIEMENTS
GESTION ET SUIVI DES DOSSIERS DE PRORATA
Vous avez besoin d'être conseillé en gestion et organisation d'entreprise ?
CHoisissez une solution de secrétariat Externalisé innovante !
RELATIONS
COMMERCIALES
RELATIONS CLIENTS
Élaboration d’offres commerciales et transmission par voie dématérialisée
Relance téléphonique pour estimation des offres commerciales envoyées
Gestion des demandes spécifiques et suivi des dossiers stratégiques
Traitement des litiges et des réclamations
Création de plaquettes commerciales et supports de communication
Mise en place d’enquêtes de satisfaction et d’analyses statistiques
RELATIONS FOURNISSEURS
Prise en compte des critères et rédaction d’un cahier des charges
Consultation auprès de différents fournisseurs
Négociation des conditions tarifaires et d’expéditions
Traitement des achats et suivi des stocks
Suivi des affrètements et contrôle qualité à réception
Gestion des contrats de sous-traitance
CONSEILS ET SERVICES
EN COMMUNICATION
COMPETENCES NUMERIQUES
Word, Excel, Powerpoint, Internet, réseaux sociaux
Conception, refonte de supports internes
Actualisation de sites internetpar la mise en ligne d’articles et photos
Support pédagogique au perfectionnement des outils numériques
Accompagnement pour toutes les démarches liées à la dématérialisation
ORGANISATION EVENEMENTIELLE
Organisation d’évènements d’entreprise :
Inauguration, Portes ouvertes, Séminaire, Soirée d’entreprise
Prise en considération des paramètres
Prospection des différents partenaires et négociation tarifaire
Étude de faisabilité et budgétisation globale
Présentation du projet suivant un rétro-planning
Mise en œuvre de l’évènement avec les partenaires retenus
Sondage sur la satisfaction post-évènement
Promotion de la manifestation via le net (site entreprise et réseaux sociaux)
Ils nous font confiance
Contactez-nous
Parcourez nos services et prenez contact avec nous. Nous évaluerons ensemble votre besoin et choisirons, pour vous, la meilleure prestation possible.
- 06 14 32 86 97
- 12 place Capitaine Dreyfus, 68000 Colmar
- contact@vit-admin.fr
Témoignages
- contact@vit-admin.fr
- vit-admin.fr
- 06 14 32 86 97
- 12 place Capitaine Dreyfus, 68000 Colmar